Toiminimen verovähennykset haltuun: Opas yrittäjän kuluihin (ilman kirjanpitäjäjargonia)

Yrittäjyys on vähän kuin videopeli. Ensin on intoa ja paloa, sitten tulee ensimmäinen loppuvastus: verotus ja kulut. Moni aloitteleva toiminimiyrittäjä kalpenee jo pelkästä ajatuksesta – mitä kuluja saa vähentää? Mitä jos teen virheen ja verokarhu koputtaa ovelle?

Hengitä syvään. Toiminimen kulujen ja verovähennysten ymmärtäminen ei ole rakettitiedettä. Se on pikemminkin supervoima, jonka avulla pidät enemmän vaivalla ansaitsemistasi rahoista itselläsi.

Tässä oppaassa käymme läpi kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää toiminimen kuluista ja niiden vähentämisestä – selkokielellä, ilman turhaa kapulakieltä ja ripauksella huonoa huumoria. Valmistaudu ottamaan taloutesi haltuun!

Mitä ihmettä “verovähennyskelpoinen kulu” edes tarkoittaa?

Kuvitellaan, että yritystoimintasi on herkullinen pizza (liikevaihto). Verottaja haluaa siitä siivun (verot). Verovähennyskelpoinen kulu on kuin taikatemppu, jolla pienennät pizzan kokoa verottajan silmissä.

Kun vähennät kuluja, yrityksesi verotettava tulo pienenee. Ja kun tulo pienenee, myös siitä maksettava verojen määrä pienenee. Enemmän pizzaa sinulle, vähemmän verottajalle. Yksinkertaista, eikö?

Nyrkkisääntö on tämä:

Jos olet hankkinut jotain tulon hankkimista tai säilyttämistä varten, se on todennäköisesti vähennyskelpoinen kulu.

Tämä on yrittäjän kultainen sääntö. Maalaa se toimistosi seinään tai tatuoi se käsivarteesi. Jos ostat uuden tietokoneen, koska tarvitset sitä työssäsi, se on kulu. Jos ostat sen pelataksesi uusinta hittipeliä, se ei ole. Helppoa!

Toiminimen yleisimmät kulut: Mihin rahasi menevät (ja miten saat ne takaisin)?

Toiminimiyrittäjän kululista voi tuntua loputtomalta, mutta useimmat kulut kuuluvat tuttuihin kategorioihin. Käydään läpi yleisimmät menoerät, jotka voit ja sinun kannattaa vähentää verotuksessa.

1. Perustamiskulut ja pakolliset maksut

Jo ennen kuin ensimmäinen euro kilahtaa kassaan, kuluja syntyy. Onneksi nämäkin saa vähentää.

• Perustamisilmoitus kaupparekisteriin: Se noin 70 euron maksu, jolla virallistat yrityksesi olemassaolon. Pieni, mutta tärkeä vähennys.
• YEL-vakuutus: Yrittäjän eläkevakuutus. Tämä on yksi suurimmista ja tärkeimmistä kuluista. Se on pakollinen, kun tietyt ehdot täyttyvät, ja onneksi sen saa vähentää kokonaisuudessaan joko omassa tai yrityksen verotuksessa. Vinkki: Yleensä se kannattaa vähentää omassa henkilökohtaisessa verotuksessa, koska saat siitä paremman hyödyn.
• Muut vakuutukset: Vapaaehtoinen tapaturmavakuutus, vastuuvakuutus tai omaisuusvakuutus yrityksen kalustolle. Kaikki työhön liittyvät vakuutukset ovat vähennyskelpoisia.

2. Työtilat ja toimistokulut

Tarvitset paikan, jossa teet taikoja. Olipa se sitten vuokrattu toimisto tai oman kotisi nurkka, siihen liittyvät kulut ovat vähennyskelpoisia.

• Työhuonevähennys: Jos työskentelet kotoa käsin, tämä on sinun juttusi. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
  • Kaavamainen työhuonevähennys: Verottajan vuosittain vahvistama summa, jonka saat vähentää ilman kuitteja. Summa riippuu siitä, kuinka paljon käytät kotia työntekoon. Vuonna 2024 summat ovat 940 €, 470 € tai 235 €. Helppo ja vaivaton vaihtoehto.
  • Vähennys todellisten kulujen mukaan: Jos kotitoimistosi kulut (osuus vuokrasta/vastikkeesta, sähköstä, lämmityksestä, siivouksesta) ovat suuremmat kuin kaavamainen vähennys, voit vähentää ne todellisten kulujen mukaan. Tämä vaatii tarkkaa laskentaa ja kuittien säästämistä, mutta voi olla kannattavampaa.
• Vuokrattu työtila: Jos vuokraat erillisen toimiston, studion tai varaston, sen vuokra ja kaikki siihen liittyvät kulut (sähkö, vesi, netti) ovat 100-prosenttisesti vähennyskelpoisia.

3. Työvälineet, laitteet ja ohjelmistot

Et voi tehdä töitä paljain käsin. Kaikki työsi suorittamiseen tarvittavat hankinnat ovat vähennyskelpoisia.

• Pienhankinnat: Kaikki alle 1200 euron hankinnat, kuten puhelin, näyttö, näppäimistö, toimistotuoli tai ammattikirjallisuus, voidaan vähentää kerralla sinä vuonna, kun ne on hankittu.

• Suuremmat investoinnit (poistot): Jos ostat jotain kallista, jonka käyttöikä on yli kolme vuotta (esim. 3000 euron tietokone, kamera tai kone), et voi vähentää sitä kerralla. Sen sijaan teet siitä poistoja.

  Käytännössä tämä tarkoittaa, että jaat hankintahinnan useammalle vuodelle. Yleisin poistoprosentti on 25 %. Esimerkiksi 3000 euron koneesta vähennät ensimmäisenä vuonna 25 % (750 €), toisena vuonna 25 % jäljellä olevasta arvosta (2250 € * 0,25 = 562,50 €) ja niin edelleen.

• Ohjelmistot ja lisenssit: Microsoft Office, Adobe Creative Cloud, kirjanpito-ohjelma (kuten Ukko!), projektinhallintatyökalut – kaikki kuukausi- tai vuosimaksulliset ohjelmistot ovat vähennyskelpoisia kuluja.

4. Matka- ja autokulut

Liikkuva yrittäjä on tuottava yrittäjä. Onneksi liikkeellä olosta syntyvät kulut voi vähentää.

• Kilometrikorvaukset: Jos ajat omalla autollasi työajoja (esim. asiakastapaamiseen, postiin tai tarvikeostoksille), voit vähentää verovapaan kilometrikorvauksen. Vuonna 2024 se on 0,57 €/km. Tärkeintä on pitää ajopäiväkirjaa! Ilman sitä et voi todistaa ajoja verottajalle.

  Ajopäiväkirjaan merkitään: matkan alkamis- ja päättymisaika, alkamis- ja päättymispaikka, matkan pituus (kilometrit) ja matkan tarkoitus.

• Päivärahat: Kun teet yli 6 tuntia kestävän työmatkan kotikuntasi ulkopuolelle, olet oikeutettu verovapaaseen päivärahaan. Se on korvaus kohonneista elantokustannuksista matkan aikana. Tarkista vuosittain vahvistetut summat Verohallinnon sivuilta.

• Muut matkakulut: Lento-, juna- ja bussiliput, majoituskulut ja taksimatkat työmatkoilla ovat täysin vähennyskelpoisia. Muista säästää kuitit!

5. Markkinointi ja myynti

Asiakkaat eivät löydä sinua, jos piilottelet kellarissa. Markkinointiin sijoitettu raha on investointi tulevaisuuteen, ja sen saa vähentää.

• Nettisivujen luominen ja ylläpito (domain, hosting)
• Mainonta (Google Ads, Facebook-mainokset, lehtimainokset)
• Käyntikortit, esitteet ja muut markkinointimateriaalit
• Messuosallistumiset
• Markkinointia varten hankitut ohjelmistot (esim. sähköpostimarkkinointityökalut)

6. Edustuskulut

Kun kestitset asiakkaita tai liikekumppaneita parantaaksesi liikesuhteita, kyseessä on edustuskulu.

Edustuskuluista (esim. lounas tai illallinen asiakkaan kanssa) saa vähentää 50 %. Jos siis tarjoat asiakkaalle 100 euron illallisen, voit vähentää verotuksessasi 50 euroa.

Muista: Edustuskulut liittyvät aina ulkopuolisiin sidosryhmiin, kuten asiakkaisiin. Jos pidät palaveria oman tiimisi kanssa ja tarjoat kahvit, se on neuvottelukulu ja 100 % vähennyskelpoinen.

7. Koulutus ja ammattitaidon ylläpito

Maailma muuttuu, ja niin pitää sinunkin. Oman osaamisen kehittäminen on yritystoiminnan elinehto.

• Ammattikirjallisuus
• Alan lehdet ja julkaisut
• Kurssit, seminaarit ja koulutukset, jotka liittyvät suoraan nykyiseen liiketoimintaasi

Huomio: Täysin uuden ammatin tai tutkinnon opiskelu ei yleensä ole vähennyskelpoista. Kyseessä pitää olla nykyisen ammattitaidon ylläpitäminen tai kehittäminen.

Miten toiminimen kulut käytännössä vähennetään?

Hyvä on, nyt tiedät, mitä voit vähentää. Mutta miten se tapahtuu? Ei hätää, prosessi on looginen.

1. Säästä JOKAINEN kuitti. Tämä on ehdoton ykkössääntö. Ei kuittia, ei vähennystä. Ota tavaksi napata kuva kuitista heti oston jälkeen ja tallentaa se digitaalisesti. Nykyaikaiset kirjanpito-ohjelmat tekevät tästä naurettavan helppoa.

2. Tee kirjanpito (tai anna ammattilaisen tehdä se). Kaikki vuoden aikana kertyneet tulot ja menot kirjataan kirjanpitoon. Toiminimiyrittäjälle riittää yleensä yhdenkertainen kirjanpito, jossa tulot ja menot listataan aikajärjestyksessä.

3. Täytä elinkeinotoiminnan veroilmoitus. Kerran vuodessa (yleensä keväällä) täytät veroilmoituksen, johon kokoat kaikki kirjanpidon tiedot. Tässä lomakkeessa ilmoitat liikevaihtosi ja kaikki vähennyskelpoiset kulusi. Verottaja laskee näiden perusteella verotettavan tuloksesi ja lopullisen veron määrän.

Pro-vinkki: Käytä modernia laskutus- ja kirjanpitopalvelua, kuten Ukkoa. Se kerää tiedot automaattisesti laskuistasi ja kuiteistasi, ja muodostaa veroilmoituksen täyttämistä varten tarvittavat luvut lähes itsestään. Säästät aikaa, hermoja ja vältät virheitä.

Kiellettyjen hedelmien lista: Mitä kuluja ET voi vähentää?

Yhtä tärkeää kuin tietää, mitä saa vähentää, on tietää, mitä EI saa vähentää. Väärien vähennysten tekeminen voi johtaa veronkorotuksiin ja mätkyihin. Tässä yleisimmät sudenkuopat:

• Oma palkkasi: Toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen palkkaa. Sen sijaan nostat rahaa yrityksen tililtä yksityisottoina. Nämä eivät ole yrityksen kulu.
• Henkilökohtaiset menot: Ruokakauppaostokset, omat vaatteet (poikkeuksena selkeät työasut, kuten turvakengät), kuntosalimaksut, lastenhoitokulut tai harrastukset. Raja työn ja vapaa-ajan välillä on pidettävä selvänä. Vaikka kuinka väittäisit, että viini-ilta ystävien kanssa on “verkostoitumista”, verottaja on eri mieltä.
• Sakot ja rangaistusmaksut: Ylinopeussakot, pysäköintivirhemaksut tai verojen myöhästymismaksut. Näitä ei voi vähentää. Verottaja ei sponsoroi huonoja elämänvalintojasi.
• Kohtuuttomat kulut: Jos olet graafinen suunnittelija, et voi vähentää Lamborghinin hankintaa “työsuhdeautona”. Kulujen on oltava perusteltuja ja kohtuullisia liiketoiminnan laajuuteen nähden. Käytä pelisilmää.

Yhteenveto: Ota kulut haltuun ja menesty

Toiminimen kulujen ja verovähennysten maailma saattaa aluksi tuntua viidakolta, mutta perusperiaatteet ovat yksinkertaiset.

1. Kultainen sääntö: Jos kulu liittyy tulon hankkimiseen, se on vähennyskelpoinen.
2. Kuittipakko: Säilytä kaikki kuitit. Ei kuittia, ei vähennystä.
3. Pidä kirjaa: Tee kirjanpito huolellisesti tai ulkoista se.
4. Käytä maalaisjärkeä: Erota selkeästi omat ja yrityksen menot.

Älä pelkää verovähennyksiä. Ne eivät ole huijausta, vaan lakisääteinen oikeutesi ja olennainen osa fiksua taloudenhoitoa. Kun opit hyödyntämään ne tehokkaasti, varmistat, että yrityksesi on paitsi tuottava, myös mahdollisimman kannattava.

Sinä pystyt tähän. Olet yrittäjä – olet jo ottanut suurimman riskin. Muutaman kuitin ja laskelman pyörittely on siihen verrattuna lastenleikkiä. Onnea matkaan