Toiminimen sähkösopimus: Miten taltutat sähkölaskun ja säästät rahaa verotuksessa?

Ah, sähkölasku. Se saapuu postilaatikkoon tai sähköpostiin yhtä varmasti kuin Suomen kesän räntäsade ja saa yrittäjän lompakon nyyhkimään hiljaa nurkassa. Mutta hetkinen – ennen kuin heität sen epätoivon vallassa paperinkeräykseen, kuuntelepa tätä: sähkölasku voi olla paitsi välttämätön paha, myös oiva keino keventää verotaakkaasi.

Kyllä, luit oikein. Toiminimiyrittäjänä voit vähentää sähkökulut verotuksessa, kunhan ne liittyvät liiketoimintaasi. Tämä tarkoittaa, että maksat vähemmän veroja ja sinulle jää enemmän rahaa käteen. Tiedäthän, siihen uuteen ergonomiseen tuoliin tai loputtomaan kahvivarastoon.

Tässä blogipostauksessa käymme läpi kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää toiminimen sähkösopimuksesta ja sähkölaskun vähentämisestä. Käymme läpi eri tilanteet selkeillä esimerkeillä, jotta sinäkin voit muuttaa sähkölaskusi kuluerästä säästöpossuksi. Mennään asiaan!

Yrittäjän kulujen kultainen sääntö: Tulonhankkimiskulu

Ennen kuin sukellamme syvemmälle sähkön maailmaan, kerrataanpa yrittäjän verovähennysten perussääntö. Se on yksinkertainen: jos kulu liittyy yritystoimintasi tulon hankkimiseen tai säilyttämiseen, voit vähentää sen verotuksessa. Tätä kutsutaan hienosti tulonhankkimiskuluksi.

Ajattele sitä näin: jos ostat läppärin koodataksesi asiakkaalle verkkosivuja, se on selvä tulonhankkimiskulu. Jos ostat läppärin katsoaksesi kissavideoita aamusta iltaan, Verohallinto saattaa nostaa kulmakarvojaan.

Kun vähennät kulun, toiminimesi verotettava tulos pienenee. Ja kun tulos on pienempi, maksat siitä vähemmän veroja.

Esimerkki:

• Toiminimesi tulos on 30 000 euroa ilman vähennyksiä.
• Sinulla on 1000 euron edestä vähennyskelpoisia sähkökuluja.
• Uusi verotettava tuloksesi on 29 000 euroa.

Maksat verot 29 000 eurosta 30 000 euron sijaan. Tämä tarkoittaa konkreettista säästöä. Jokainen vähennetty euro on pois verotettavasta potista!

Helppo nakki: Sähkölasku erillisessä liiketilassa

Aloitetaan helpoimmasta skenaariosta. Jos sinulla on yritystoimintaasi varten erillinen tila, joka ei ole kotisi, homma on naurettavan yksinkertainen.

Tällaisia tiloja voivat olla esimerkiksi:

• Parturi-kampaamo kivijalkaliikkeessä
• Vuokrattu toimistohuone tai työtila co-working-tilasta
• Oma verstas tai ateljee
• Varasto tai tuotantotila

Näissä tapauksissa koko liiketilan sähkölasku on 100-prosenttisesti yrityksesi kulua. Ei tarvitse arpoa, laskea prosentteja tai selitellä mitään. Lasku tulee, maksat sen, ja kirjaat sen kokonaisuudessaan toiminimesi kirjanpitoon kuluksi.

Tämä on niin yksinkertaista, että jopa serkkusi, joka yrittää myydä sinulle kryptovaluuttoja perhejuhlissa, ymmärtäisi sen. Ota vain sähkölasku, laita se kirjanpitoon ja nauti säästyneistä euroista.

Myös arvonlisäveron (ALV) vähentäminen on tässä tapauksessa selkeää. Jos olet arvonlisäverovelvollinen, voit vähentää sähkölaskun sisältämän arvonlisäveron täysimääräisesti.

Kotitoimiston viidakko: Miten vähentää sähkökulut kotona työskennellessä?

Nyt siirrytäänkin sinne, missä useimmat meistä nykyään elävät ja työskentelevät: kotitoimiston harmaalle alueelle. Kun työpisteesi on olohuoneen nurkassa tai erillisessä työhuoneessa kotona, sähkökulujen vähentäminen vaatii hieman enemmän pohdintaa.

Et voi tietenkään vähentää koko kotisi sähkölaskua, koska käytät sähköä myös henkilökohtaiseen elämääsi, kuten television katseluun ja jääkaapin pyörittämiseen (ellei liiketoimintasi ole ammattimainen Netflix-kriitikko).

Sinulla on kaksi päävaihtoehtoa, joista sinun tulee valita vain toinen:

1. Työhuonevähennys: Helppo ja kaavamainen tapa.
2. Vähennys todellisten kulujen mukaan: Vaatii enemmän työtä, mutta voi olla taloudellisesti kannattavampi.

Käydään molemmat läpi yksityiskohtaisesti.

Vaihtoehto 1: Työhuonevähennys – “En jaksa säätää” -valinta

Työhuonevähennys on Verohallinnon tarjoama oikotie onneen. Se on kiinteä, vuosittainen summa, jonka saat vähentää verotuksessasi kattamaan kaikki kotona työskentelystä aiheutuvat kulut.

Tämä summa kattaa kaiken:

• Sähkön
• Vuokran tai vastikkeen osuuden
• Lämmityksen
• Kalusteiden kulumisen
• Siivouksen

Sinun ei siis tarvitse kerätä erikseen kuitteja sähköstä, vuokrasta tai siivoustarvikkeista. Riittää, että valitset oikean suuruisen vähennyksen työmääräsi perusteella.

Työhuonevähennyksen määrät (vuonna 2023, tarkista aina voimassaolevat luvut Verohallinnon sivuilta):

• 940 euroa/vuosi: Jos käytät työhuonetta päätoimisesti tai huomattavan osan (yli 50 %) työajastasi. Tämä sopii esimerkiksi täysipäiväiselle freelancer-kirjoittajalle tai etätyötä tekevälle koodarille.
• 470 euroa/vuosi: Jos käytät työhuonetta osa-aikaisesti tai hankit huomattavia sivutuloja kotoa käsin. Esimerkiksi päätyönsä ohella iltaisin ja viikonloppuisin yrittäjänä toimiva graafikko.
• 235 euroa/vuosi: Jos käytät työhuonetta vain satunnaisten sivutulojen hankkimiseen. Esimerkiksi opettaja, joka tekee muutaman keikan vuodessa kääntäjänä.

Muista: Jos molemmat puolisot tekevät etätöitä kotoa käsin ja täyttävät ehdot, molemmat voivat tehdä työhuonevähennyksen!

Työhuonevähennys on sinun valintasi, jos:

• Arvostat yksinkertaisuutta ja helppoutta.
• Et halua nähdä vaivaa kuittien keräämiseen ja laskutoimituksiin.
• Todelliset kulusi ovat todennäköisesti pienemmät kuin kaavamainen vähennys.

Vaihtoehto 2: Vähennys todellisten kulujen mukaan – “Excel on paras ystäväni” -valinta

Jos olet tarkka taloudenpitäjä ja haluat maksimoida verovähennyksesi, todellisten kulujen mukaan tehty vähennys on sinun juttusi. Tämä vaatii enemmän työtä, mutta voi tuoda merkittävästi suuremman säästön, erityisesti jos asuinkulusi ovat korkeat tai työhuoneesi on suuri.

Tässä menetelmässä lasket, kuinka suuri osa kodistasi on liiketoimintakäytössä, ja vähennät sen prosenttiosuuden mukaisesti kaikki asumisen kulut.

Näin lasket vähennyksen todellisten kulujen mukaan:

Vaihe 1: Laske työtilan pinta-ala Mittaa työhuoneesi tai työnurkkauksesi pinta-ala neliömetreissä. Mittaa myös koko asuntosi kokonaispinta-ala.

Vaihe 2: Laske työtilan suhteellinen osuus Jaa työtilan pinta-ala koko asunnon pinta-alalla ja kerro sadalla. Saat tulokseksi työtilan prosenttiosuuden.

(Työtilan m² / Koko asunnon m²) * 100 = Työkäytön %

Vaihe 3: Listaa kaikki asumisen kulut Kerää yhteen kaikki asumiseen liittyvät kulusi kuukausi- tai vuositasolla. Näitä ovat tyypillisesti:

• Vuokra tai hoitovastike
• Sähkölasku
• Vesimaksut
• Lämmityskulut
• Kiinteistövero
• Asuntolainan korot
• Kotivakuutus

Vaihe 4: Laske vähennyskelpoinen osuus Kerro asumisen kokonaiskulut aiemmin laskemallasi työkäytön prosenttiosuudella. Saamasi summa on verotuksessa vähennyskelpoinen osuus.

Esimerkki laskelmasta:

Oletetaan, että asut 80 neliön asunnossa ja olet sisustanut yhden 16 neliön huoneen kokonaan kotitoimistoksesi.

• Työkäytön osuus: (16 m² / 80 m²) * 100 = 20 %

Kuukausittaiset asumisen kulusi ovat seuraavat:

• Vuokra: 1000 €
• Sähkö: 80 €
• Vesi: 30 €
• Nettiliittymä: 40 €
• Kotivakuutus: 20 €
• Kulut yhteensä: 1170 €/kk

Lasketaan vähennyskelpoinen osuus:

• Vähennys per kuukausi: 1170 € * 20 % = 234 €
• Vähennys per vuosi: 234 € * 12 = 2808 €

Tässä tapauksessa todellisten kulujen vähentäminen (2808 €) on huomattavasti kannattavampaa kuin suurin mahdollinen työhuonevähennys (940 €).

TÄRKEÄÄ: Et voi tehdä molempia! Jos vähennät todelliset kulut, et voi samana vuonna hakea työhuonevähennystä. Valitse se, joka sopii sinulle ja tilanteeseesi parhaiten.

Suuri ottelu: Työhuonevähennys vs. Todelliset kulut

Kumpi sinun sitten kannattaa valita? Tässä nopea vertailu:

Työhuonevähennys:

• Plussat:
  • Superhelppo ja nopea.
  • Ei vaadi kuittirumbaa tai laskutoimituksia.
  • Turvallinen ja Verohallinnon hyväksymä oikotie.
• Miinukset:
  • Saatat jättää rahaa pöydälle, jos todelliset kulusi ovat suuret.
  • Ei ole joustava – summa on kaikille sama työmäärästä riippuen.

Vähennys todellisten kulujen mukaan:

• Plussat:
  • Voit saada huomattavasti suuremman verovähennyksen.
  • Vastaa tarkasti todellisia kustannuksiasi.
• Miinukset:
  • Vaatii tarkkaa kirjanpitoa ja kaikkien kuittien säilyttämistä.
  • Laskeminen vie aikaa ja vaivaa.
  • Sinun on pystyttävä perustelemaan laskelmasi Verohallinnolle tarvittaessa.

Vinkki: Laske karkeasti, kummalla tavalla saisit suuremman vähennyksen. Jos ero on pieni, työhuonevähennyksen helppous voi voittaa. Jos ero on satoja tai tuhansia euroja, Excelin avaaminen kannattaa.

Entäs ALV? Voinko vähentää sähkölaskun arvonlisäveron?

Tämä on tärkeä kysymys kaikille arvonlisäverovelvollisille yrittäjille. Vastaus on kyllä, voit vähentää liiketoimintaan kohdistuvan sähkön arvonlisäveron, mutta kotitoimiston kohdalla se vaatii jälleen tarkkuutta.

• Erillisessä liiketilassa: Homma on taas helppo. Koko sähkölaskun ALV on vähennyskelpoinen.
• Kotitoimistossa: Tässä piilee kompa. Et voi käyttää työhuonevähennystä arvonlisäveron vähentämiseen. Työhuonevähennys on vain tuloverotusta varten.

Jos haluat vähentää sähkölaskun ALV:n osuuden, sinun on pakko arvioida todellinen liiketoimintakäyttösi. Tämä on vielä hankalampaa kuin pinta-alaan perustuva laskelma, koska sähkönkulutusta on vaikea jakaa tarkasti työn ja vapaa-ajan välillä.

Miten arvio sitten tehdään? Verohallinto ei anna siihen yhtä ainoaa oikeaa tapaa, mutta sinun on pystyttävä perustelemaan arviosi. Voit esimerkiksi:

• Arvioida työssä käyttämiesi laitteiden (tietokone, näyttö, valaistus) sähkönkulutuksen ja käyttöajan.
• Käyttää pinta-alaan perustuvaa prosenttiosuutta, jos se on ainoa järkevä tapa ja pystyt perustelemaan sen.

Ole rehellinen ja realistinen. “Noin 50 %” -heitto ilman perusteluja ei todennäköisesti mene läpi, jos verottaja kysyy. Jos ALV-vähennys tuntuu monimutkaiselta, on usein viisainta jättää se tekemättä tai kysyä neuvoa kirjanpitäjältä.

Kenen nimissä sähkösopimuksen pitää olla?

Monia yrittäjiä mietityttää, pitääkö sähkösopimus olla toiminimen nimissä, jotta kulut voi vähentää.

Vastaus on: ei tarvitse.

Toiminimi eli yksityinen elinkeinonharjoittaja ei ole erillinen oikeushenkilö. Sinä ja yrityksesi olette verotuksellisesti samaa pakettia. Siksi sähkösopimus voi aivan hyvin olla omalla henkilökohtaisella nimelläsi.

Tärkeintä on, että:

1. Kulu liittyy aidosti liiketoimintaasi.
2. Sinulla on sähkölasku tallella tositteena.
3. Teet kulusta merkinnän kirjanpitoosi ja erittelet siitä liiketoiminnan osuuden.

Älä siis stressaa sopimuksen nimestä. Keskity sen sijaan pitämään kuitit tallessa ja kirjanpitosi kunnossa.

Yhteenveto: Säästä sähkössä, älä hermoissa

Toiminimen sähkökulujen vähentäminen ei ole rakettitiedettä, kunhan ymmärrät perusperiaatteet. Tässä vielä kertauksena tärkeimmät pointit:

• Kultainen sääntö: Jos kulu liittyy tulonhankintaan, se on vähennyskelpoinen.
• Erillinen työtila: Helppo homma. Koko sähkölasku on kulu, ja ALV:n voi vähentää.
• Kotitoimisto: Valitse kahdesta vaihtoehdosta:
  • Työhuonevähennys: Helppo, kaavamainen ja turvallinen valinta.
  • Todelliset kulut: Vaatii laskemista, mutta voi tuoda isomman säästön.
• ALV kotitoimistossa: Vaatii todellisen käytön arviointia. Työhuonevähennystä ei voi käyttää ALV-vähennyksen perusteena.
• Sopimuksen nimi: Ei ole väliä, kunhan kuitti on tallessa ja kulu liittyy bisnekseen.

Nyt sinulla on työkalut sähkölaskun kesyttämiseen. Älä anna byrokratian lannistaa, vaan ota ohjat käsiisi ja varmista, ettet maksa senttiäkään enempää veroa kuin on pakko. Sillä säästyneellä rahalla voit ostaa vaikka jotain oikeasti tärkeää. Kuten lisää kahvia. Sitä yrittäjä tarvitsee aina.