Toiminimen Laskutus: Raaka Peli Numeroista – Ja Miten Sinä Voitat Sen

Raha ei tule ovista ja ikkunoista, se tulee laskuista. Ja jos et osaa laskuttaa, et osaa pyörittää bisnestä. Piste.

Monelle tuoreelle yrittäjälle ensimmäisen laskun lähettäminen on se hetki, jolloin unelmasta tulee totta. Se on konkreettinen todiste siitä, että joku on valmis maksamaan sinun osaamisestasi. Mutta se on myös ensimmäinen testi. Hoidatko sen kuin ammattilainen vai kuin harrastelija?

Unohda monimutkaiset oppaat ja byrokraattinen jargon. Tässä on kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää toiminimen laskutuksesta – suoraan, kaunistelematta ja toimiviksi todettuna. Tämä on sinun selviytymisoppaasi yrittäjyyden numeroviidakkoon.

1. Miten Hinnoittelet Työsi? – Älä Myy Itseäsi Halvalla

Ensimmäinen ja tärkein sääntö: älä koskaan kilpaile pelkällä hinnalla. Jos olet halvin, olet jo hävinnyt pelin. Aina löytyy joku, joka on valmis tekemään homman halvemmalla, huonommin ja tuhoamaan samalla markkinan kaikilta.

Sinun hintasi ei perustu siihen, mitä naapurin Pertti veloittaa. Se perustuu arvoon, jonka tuotat asiakkaalle, ja kustannuksiin, jotka sinun on katettava elääksesi.

Pura hintasi palasiksi

Kun mietit tuntihintaasi tai projektisi hintalappua, laske auki kaikki kulut. Ihan kaikki.

• Palkkatoiveesi: Paljonko haluat rahaa käteen kuukaudessa? Tämä on lähtökohta. Muista, että tämä on bruttopalkka, josta verokarhu haukkaa vielä ison siivun.
• Verot: Ennakonpidätys tai mätkyt. Valtio ottaa omansa, ja sinun on budjetoitava se etukäteen.
• YEL-vakuutus: Yrittäjän eläkevakuutus. Pakollinen paha, joka turvaa tulevaisuuttasi. Se on merkittävä kulu, joka on pakko huomioida.
• Muut vakuutukset: Vastuuvakuutus, tapaturmavakuutus… Riippuu alastasi, mutta älä säästä tässä.
• Työvälineet: Läppäri, puhelin, ohjelmistolisenssit, ammattikirjallisuus. Nämä eivät ole ilmaisia, ja ne kuluvat.
• Toimitilat ja tarvikkeet: Vuokra, sähkö, nettiyhteys, kahvi. Vaikka työskentelisit kotoa, syntyy kuluja.
• Markkinointi ja myynti: Nettisivut, mainokset, käyntikortit. Asiakkaat eivät löydä sinua sattumalta.
• Loma- ja sairausajan puskuri: Toiminimiyrittäjä ei saa palkallista lomaa tai sairauslomaa. Sinun on ansaittava ne rahat etukäteen. Laske, että vuodessa on noin 11 laskutettavaa kuukautta, ei 12.

Esimerkki: Jos tavoitteesi on saada 4000 € kuukaudessa laskutusta (ennen veroja ja kuluja) ja pystyt laskuttamaan tehokkaasti 100 tuntia kuukaudessa, minimituntihintasi on 40 €. Mutta tämä ei riitä. Lisää päälle kaikki yllä mainitut kulut (YEL, vakuutukset, softat jne.), jotka voivat helposti olla 500–1000 € kuussa. Yhtäkkiä huomaatkin, että realistinen tuntihintasi on lähempänä 60–80 euroa, jotta hommassa on mitään järkeä.

Muista: Älä arvioi, vaan laske. Kun tiedät numerosi, pystyt perustelemaan hintasi itsevarmasti sekä itsellesi että asiakkaillesi.

2. Paljonko Laskusta Oikeasti Jää Käteen? – Karu Totuus Verotuksesta

Tämä on se kohta, jossa moni uusi yrittäjä kompastuu. Näet tililläsi ison summan ja luulet olevasi rikas. Hetken päästä todellisuus iskee vasten kasvoja verojen ja maksujen muodossa.

Yksinkertaistetaan rahan reitti laskusta sinun taskuusi:

1. Laskutat asiakkaalta: Sanotaan 1000 € + ALV 24 % = 1240 €.
2. Asiakas maksaa: Tilillesi kilahtaa 1240 €. Euforia!
3. ALV ei ole sinun rahaasi: Tuosta summasta 240 € on valtion rahaa. Siirrä se heti sivuun toiselle tilille. Oikeasti. Tee se.
4. Jäljelle jää 1000 €. Tämä on yrityksesi liikevaihtoa.
5. Maksat kulut: Tästä tonnista maksat kaikki liiketoimintasi kulut: YEL-maksun, puhelinlaskun, softalisenssit, kirjanpitäjän palkkion… Sanotaan, että näitä on yhteensä 300 €.
6. Jäljelle jää 700 €. Tämä on sinun verotettava tulosi.
7. Maksat tuloveron: Tästä 700 eurosta maksat veroa oman henkilökohtaisen veroprosenttisi mukaan. Jos se on vaikkapa 25 %, maksat veroa 175 €.
8. Käteen jää: 525 €.

Järkyttävää? Ehkä, mutta tämä on totuus. Kun laskutat 1240 euroa, saatat saada siitä lopulta käteen vain reilut 500 euroa. Siksi hinnoittelun on oltava kunnossa.

Pro-vinkki: Avaa yrityksellesi kolme tiliä:

• Käyttötili: Tänne asiakkaiden maksut saapuvat.
• Verotili: Siirrä tänne heti ALV:n osuus ja arvioitu tuloveron osuus jokaisesta suorituksesta. Älä koske näihin rahoihin.
• Palkkatili: Siirrä tänne itsellesi palkkaa säännöllisesti, kun olet hoitanut verot ja kulut.

3. Hinta Kuluttajalle vs. Yritykselle – Kaksi Maailmaa, Kaksi Tapaa Ilmoittaa

Tämä on yksinkertainen sääntö, mutta sen rikkominen näyttää todella epäammattimaiselta.

Myynti kuluttajille (B2C)

Kun myyt palveluitasi tai tuotteitasi tavallisille ihmisille, hinta on aina ilmoitettava arvonlisäverollisena. Kuluttajaa ei kiinnosta verotekniset yksityiskohdat. Häntä kiinnostaa se, mitä hän joutuu kassalla maksamaan.

• Oikein: “Hiustenleikkaus 45 €” tai “Graafinen suunnittelu 550 € (sis. ALV 24 %)“.
• Väärin: “Hiustenleikkaus 36,29 € + ALV 24 %“.

Laki on tässä yksiselitteinen. Älä yritä kiertää sitä.

Myynti yrityksille (B2B)

Kun asiakkaasi on toinen yritys, käytäntö on päinvastainen. Hinnat ilmoitetaan aina arvonlisäverottomina.

Miksi? Koska yritysasiakkaasi voi vähentää ostojensa arvonlisäveron omassa verotuksessaan. Heille todellinen kulu on veroton hinta. Verollisen hinnan näyttäminen vain sekoittaa heidän laskelmiaan.

• Oikein: “Konsultointitunti 120 € + ALV 24 %“.
• Tyypillistä: “Projektin hinta 5000 € (alv 0 %)“.

Tämä osoittaa, että ymmärrät yritysmaailman pelisääntöjä. Se on pieni asia, joka rakentaa luottamusta.

4. Mitä Laskussa Pitää Olla? – Byrokratian Pelisäännöt

Lasku ei ole vapaamuotoinen viesti. Se on virallinen asiakirja, jonka sisältö on määritelty laissa. Jos laskusi on puutteellinen, asiakkaasi ei voi vähentää arvonlisäveroa. Arvaa, kuka siitä saa vihaisen puhelun? Sinä.

Tässä on pakollinen muistilista. Käy se läpi jokaisen laskun kohdalla, kunnes se tulee selkärangasta.

Pakolliset laskumerkinnät (Arvonlisäverolain mukaan)

• Laskun antamispäivä
• Yksilöllinen, juokseva laskun numero (esim. 2025-001, 2025-002…)
• Sinun yrityksesi Y-tunnus
• Sinun yrityksesi nimi ja osoite
• Asiakkaan nimi ja osoite
• Myytyjen tavaroiden tai palveluiden luonne ja määrä (esim. “Konsultointi, 5 tuntia” tai “Logosuunnittelu”)
• Toimituspäivä tai palvelun suorituspäivä
• Veron peruste (hinta ilman veroa) verokannoittain
• Sovellettava verokanta (esim. 24 %)
• Suoritettavan veron määrä (ALV:n euromäärä)
• Asiakkaan Y-tunnus (jos kyseessä on käännetty verovelvollisuus, esim. EU-kaupassa)
• Merkintä verottomuudesta, jos myynti on verotonta (esim. “VAT 0 %, Reverse Charge” tai “AVL 8 c §, Vähäinen liiketoiminta”)

Kevennetyt vaatimukset pienissä laskuissa

Jos laskun loppusumma (veroineen) on enintään 400 euroa, voit käyttää yksinkertaisempia merkintöjä:

• Laskun päiväys
• Myyjän nimi ja Y-tunnus
• Myytyjen tavaroiden/palveluiden määrä ja luonne
• Suoritettava vero verokannoittain (esim. “Sis. ALV 24 %“)
• Verollinen kokonaissumma

Vaikka laki sallii kevennyksen, ammattimaisempaa on käyttää aina täydellistä laskupohjaa. Se on pieni vaiva, joka viestii laadusta.

5. Miten Lähettää Lasku? – Paperista Pilveen

Tapa, jolla toimitat laskusi, kertoo paljon yrityksestäsi. Onko se moderni ja tehokas vai jumissa menneisyydessä?

• Paperilasku: Älä tee tätä, ellet ole aivan pakotettu. Se on hidasta, kallista (postimerkki!), epäekologista ja altis katoamiselle. Se huutaa “harrastelija”.

• Sähköpostilasku (PDF): Tämä on nykypäivän perusstandardi. Se on nopea, ilmainen ja helppo arkistoida sekä sinulle että asiakkaalle. Varmista, että PDF-laskusi on selkeä ja ammattimaisen näköinen.

• Verkkolasku (E-invoice): Tämä on ammattilaisten valinta. Verkkolasku ei ole sähköpostiin liitetty PDF, vaan se on sähköisessä muodossa olevaa dataa, joka siirtyy suoraan sinun laskutusjärjestelmästäsi asiakkaan järjestelmään.

Miksi verkkolasku on ylivoimainen?

• Nopeus: Maksu tulee nopeammin, koska lasku on heti perillä ja käsiteltävissä.
• Varmuus: Ei näppäilyvirheitä asiakkaan päässä, koska tiedot siirtyvät koneellisesti.
• Ammattimaisuus: Suuret yritykset ja julkinen sektori käytännössä vaativat verkkolaskuja. Sen tarjoaminen on merkki uskottavuudesta.

Jos teet töitä yrityksille, valmistaudu verkkolaskutukseen. Se on tulevaisuus, ja tulevaisuus on jo täällä.

6. Työkalut Laskutukseen – Excel, Ohjelma vai Palvelu?

Laskujen tekemiseen on kolme päätapaa. Valitse omasi viisaasti.

Vaihtoehto 1: Ilmainen laskupohja (Excel/Word)

Tämä on monen aloittelijan valinta, koska se on ilmainen. Ja se on ainoa hyvä puoli.

• Miinukset: Täysin manuaalista. Laskunumeroiden ja päivämäärien kanssa menee helposti sekaisin. Virheiden riski on valtava. Se on hidasta ja näyttää harvoin ammattimaiselta. Unohdat helposti kirjata laskut ylös, ja rahat jäävät saamatta.
• Kenelle sopii? Ehkä, jos lähetät yhden laskun vuodessa serkullesi. Ei kenellekään, joka aikoo elättää itsensä yrittäjänä.

Vaihtoehto 2: Laskutusohjelma

Tämä on oikea valinta 95 %:lle toiminimiyrittäjistä.

• Plussat: Automatisoi lähes kaiken. Ohjelma luo laskunumerot, täyttää päivämäärät, laskee ALV:t ja summat puolestasi. Se pitää kirjaa lähetetyistä laskuista, eräpäivistä ja maksuista. Laskut näyttävät ammattimaisilta, ja voit lähettää ne suoraan ohjelmasta PDF:nä tai jopa verkkolaskuna. Hinta on tyypillisesti 10–30 € kuukaudessa.
• Tämä on sijoitus, ei kulu. Se säästää sinulta tunteja aikaa ja lukemattomia virheitä. Se maksaa itsensä takaisin ensimmäisen unohdetun laskun kohdalla.

Vaihtoehto 3: Laskutuspalvelu (ns. kevytyrittäjyys)

Tässä mallissa ulkopuolinen palvelu hoitaa laskutuksen ja paperityöt puolestasi, ja sinä saat rahat palkkana.

• Miinukset: Palvelu ottaa välistä siivun (tyypillisesti 3–7 % laskutussummasta), joka on huomattavasti kalliimpaa kuin laskutusohjelma. Et ole oikea yrittäjä, joten et voi hyödyntää yrittäjän verovähennyksiä samalla tavalla (esim. ALV-vähennykset työkaluista). Olet vähemmän oman itsesi herra.
• Kenelle sopii? Henkilölle, joka haluaa kokeilla yrittäjyyttä äärimmäisen matalalla kynnyksellä ja on valmis maksamaan siitä selvän preemion.

Tuomio: Hanki kunnollinen laskutusohjelma. Se on paras investointi, jonka voit yrityksesi alkutaipaleella tehdä.

7. Arvonlisävero (ALV) – Ymmärrä Peli, Voita Peli

ALV tuntuu monimutkaiselta, mutta perusidea on simppeli: se on kulutusvero, jonka sinä keräät valtiolle asiakkailtasi. Sinä olet vain välikäsi.

Milloin pitää ilmoittautua ALV-velvolliseksi?

Jos yrityksesi liikevaihto (myynti ilman ALV:ia) ylittää 15 000 euroa 12 kuukauden tilikauden aikana, sinun on pakko ilmoittautua ALV-rekisteriin.

• Vinkki: Vaikka et ylittäisi rajaa, kannattaa usein rekisteröityä vapaaehtoisesti. Miksi?

Koska silloin saat vähentää omien ostojesi sisältämän arvonlisäveron.

Esimerkki: Et ole ALV-velvollinen. Ostat työkäyttöön 1240 euron tietokoneen (sis. 240 € ALV). Koko 1240 € on sinulle lopullinen kulu.

Olet ALV-velvollinen. Ostat saman koneen. Saat vähentää tuon 240 € niistä arvonlisäveroista, jotka olet kerännyt asiakkailtasi. Koneen todelliseksi hinnaksi sinulle jää 1000 €.

Jos asiakkaasi ovat pääasiassa yrityksiä, ALV-velvollisuus on itsestäänselvyys. Heille sillä ei ole väliä, koska he voivat vähentää veron. Sinulle sillä on iso merkitys.

Yleisimmät verokannat

• 24 %: Yleinen verokanta. Koskee suurinta osaa palveluista ja tavaroista.
• 14 %: Elintarvikkeet, rehut, ravintolapalvelut.
• 10 %: Kirjat, lääkkeet, liikuntapalvelut, majoitus.

Selvitä, mikä verokanta koskee sinun toimintaasi. Useimmiten se on 24 %.

8. Asiakas Ei Maksa – Mitä Tehdä, Kun Rahaa Ei Kuulu?

Tervetuloa yrittäjyyteen. Tämä tulee tapahtumaan. Tärkeintä on, että sinulla on selkeä toimintasuunnitelma.

1. Heti eräpäivän jälkeen: Ystävällinen muistutus. Lähetä lyhyt ja kohtelias sähköposti: “Hei, huomasin että lasku nro 123 on erääntynyt. Voisitko tarkistaa sen tilanteen? Jos maksu on jo lähtenyt, voit jättää tämän viestin huomiotta.” Usein kyse on unohduksesta.

2. Viikko eräpäivästä: Virallinen maksumuistutus. Lähetä virallinen maksumuistutus, johon lisäät viivästyskoron ja perintäkulun. Yritysten välisessä kaupassa voit periä lakisääteisen 40 euron vakiokorvauksen. Tämä viestii, että olet tosissasi.

3. Kaksi viikkoa eräpäivästä: Puhelinsoitto. Soita asiakkaalle. Kysy suoraan, mutta asiallisesti, missä mennään. Äänensävy paljastaa paljon. Onko kyseessä maksuvaikeus vai välinpitämättömyys?

4. Kun mikään ei auta: Perintätoimisto. Jos raha ei liiku ja selitykset ovat ontuvia, on aika ulkoistaa ongelma. Anna perintätoimiston hoitaa homma. Se maksaa osan saatavastasi, mutta usein se on ainoa tapa saada edes jotain kotiin. Parempi 70 % jostain kuin 100 % ei mistään.

Muista: Ole proaktiivinen. Sovi maksuajoista selkeästi etukäteen. Suurissa projekteissa laskuta osissa (esim. 30 % aloitus, 40 % puolivälissä, 30 % lopussa). Se pienentää riskiäsi merkittävästi.

9. Laskutus Ulkomaille – EU ja Maailma Odottaa

Kun bisnes kasvaa, asiakkaita voi löytyä myös Suomen rajojen ulkopuolelta. Laskutuskäytännöt muuttuvat hieman.

Laskutus yritykselle toiseen EU-maahan

Tässä pätee käännetty verovelvollisuus (reverse charge).

• Tämä tarkoittaa, että sinä myyt palvelun verottomana (ALV 0 %).
• Ostaja on velvollinen laskemaan ja maksamaan oman maansa arvonlisäveron.
• Laskuusi sinun on merkittävä sekä oma että asiakkaan VAT-tunniste.
• Lisää laskuun maininta: “Reverse Charge - VAT 0 %“.

Tämä on yleinen ja toimiva käytäntö, joka helpottaa kaupankäyntiä EU:n sisällä.

Laskutus EU:n ulkopuolelle (tai kuluttajalle EU:ssa)

Palveluiden myynti EU:n ulkopuolelle on pääsääntöisesti arvonlisäverotonta myyntiä. Sitä pidetään palvelun vientinä.

Sama koskee usein digitaalisten palveluiden myyntiä kuluttajille toisiin EU-maihin, mutta säännöt voivat olla monimutkaisia (esim. VAT MOSS -järjestelmä).

Nyrkkisääntö: Kun laskutat ulkomaille, tarkista säännöt tuplasti. Tämä on se hetki, kun kirjanpitäjäsi ansaitsee palkkansa. Älä arvaile, vaan kysy ammattilaiselta. Pieni selvitystyö säästää sinut suurilta murheilta myöhemmin.

10. Toiminimi vs. Kevytyrittäjyys – Miksi Oikea Yrittäjyys Kannattaa?

Lopuksi, suora vertailu. Miksi toiminimen perustaminen on lähes aina parempi valinta kuin kevytyrittäjyys?

Kevytyrittäjyys on markkinointitermi. Se on helppo tapa aloittaa, mutta se on yrittäjyyttä tukipyörillä – ja maksat niistä tukipyöristä kovan hinnan. Olet käytännössä palkansaaja, joka kantaa yrittäjän riskin ilman yrittäjän täysiä vapauksia ja taloudellisia hyötyjä. Et voi vähentää arvonlisäveroja, ja palvelumaksu syö ison osan katteestasi.

Toiminimi on aitoa yrittäjyyttä. Olet kapteeni omassa laivassasi.

Kyllä, se vaatii hieman enemmän paperityötä alussa. Sinun täytyy ymmärtää perusteet YEL:stä ja ALV:sta. Mutta palkinto on valtava:

• Saat pitää enemmän rahaa: ALV-vähennykset ja kulujen vähentäminen verotuksessa ovat merkittäviä taloudellisia etuja.
• Hallitset brändiäsi: Toimit omalla nimelläsi ja Y-tunnuksellasi. Olet oikea yritys.
• Olet vapaa: Päätät itse kaikesta – hinnoista, työkaluista, asiakkaista.

Älä pelkää vastuuta. Toiminimen perustaminen on yksinkertaista, ja laskutuksen oppii nopeasti. Se on ensimmäinen askel kohti todellista itsenäisyyttä ja oman talouden hallintaa.

Ota peli haltuun. Laske numerosi, tunne säännöt ja laskuta kuin ammattilainen. Se on menestyksesi perusta.