Kevytyrittäjän kirjanpito: Opas sinulle, joka vihaat numeroita (ja rakastat helppoutta)

Ah, kirjanpito. Pelkkä sana saa monen luovan ammattilaisen ja tulevan yrittäjän sydämen lyömään paniikkitahtia. Se kuulostaa yhtä hauskalta kuin juurihoidon ja veroilmoituksen täytön yhdistelmäloma. Paperipinoja, kuittisulkeisia ja termejä, jotka saavat Albert Einsteininkin näyttämään yksinkertaiselta.

Mutta mitä jos kertoisin, että kevytyrittäjänä voit ulkoistaa tämän kaiken riesan ja keskittyä olennaiseen – eli tekemään sitä, missä olet hyvä ja mistä sinulle maksetaan?

Tämä opas on sinulle. Käymme läpi kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää kevytyrittäjän kirjanpidosta. Spoiler-varoitus: se on vähemmän kuin luulet. Luvassa on selkokieltä, käytännön vinkkejä ja ehkä muutama huono vitsi. Otetaan siis kirjanpitohirviötä sarvista ja näytetään sille, kuka määrää.

Tarvitseeko kevytyrittäjä kirjanpitäjää? Lyhyt ja ytimekäs vastaus

Aloitetaan tärkeimmästä kysymyksestä, joka valvottaa monia aloittelevia kevytyrittäjiä: pitääkö minun palkata kirjanpitäjä tai opetella itse kirjanpidon salat?

Vastaus on yleensä ilahduttavan yksinkertainen: Ei, et tarvitse.

Jos toimit kevytyrittäjänä ilman omaa Y-tunnusta, et ole lain mukaan kirjanpitovelvollinen. Tämä on yksi kevytyrittäjyyden suurimmista eduista. Se on kuin bisnesmaailman “syö kakkua ja pidä se myös” -diili.

Ajattele asiaa näin: laskutuspalvelu on kuin isoveli, jolla on jo mopo (Y-tunnus). Sinä saat lainata mopoa ja huristella asiakkaiden luo, mutta isoveli hoitaa vakuutukset, rekisteröinnin ja muut paperityöt. Sinun tehtäväsi on vain ajaa turvallisesti ja tankata välillä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun lähetät laskun asiakkaallesi, teet sen valitsemasi laskutuspalvelun, kuten FREE.fi:n, kautta. Lasku lähetetään heidän Y-tunnuksellaan. Tämän vuoksi kaikki laskuttamasi tulot ovat virallisesti osa laskutuspalvelun kirjanpitoa. He hoitavat byrokratian, sinä hoidat työn. Reilu diili, eikö?

Miten tuloni sitten ilmoitetaan verottajalle? Tulorekisterin taika

”Okei, en siis tee kirjanpitoa. Mutta eikö verottaja ala kaivata rahojaan jossain vaiheessa?”

Hyvä kysymys. Totta kai verottaja haluaa osansa, mutta tässäkin asiassa laskutuspalvelu tekee likaisen työn puolestasi.

Prosessi menee näin:

1. Teet työn ja sovit palkan asiakkaan kanssa.
2. Lähetät laskun laskutuspalvelun kautta.
3. Asiakas maksaa laskun laskutuspalvelulle.
4. Laskutuspalvelu vähentää summasta oman palvelumaksunsa sekä verot ja lakisääteiset maksut.
5. Loput rahat maksetaan sinun tilillesi palkkana.

Tärkein sana tuossa on palkka. Koska saat rahasi palkkana, laskutuspalvelu on velvollinen ilmoittamaan jokaisen sinulle maksetun sentin suoraan Verohallinnon ylläpitämään tulorekisteriin.

Mikä ihmeen tulorekisteri?

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta. Sinne ilmoitetaan reaaliaikaisesti kaikki palkka-, eläke- ja etuustiedot. Se on vähän kuin Suomen valtion taloudellinen päiväkirja kansalaisistaan.

Kun laskutuspalvelu maksaa sinulle palkan, tieto siitä singahtaa automaattisesti tulorekisteriin. Sinun ei tarvitse tehdä mitään. Ei soittoja verotoimistoon, ei monimutkaisia lomakkeita. Kaikki tapahtuu taustalla, kuin taikuutta.

Vinkki: Voit halutessasi käydä kurkkimassa omia tietojasi tulorekisteristä Suomi.fi-tunnistautumisella. Se on hyvä tapa varmistaa, että kaikki näyttää olevan kunnossa.

Esitäytetty veroilmoitus – Sinun ainoa “kirjanpitotehtäväsi”

Joka kevät postiluukusta kolahtaa (tai OmaVeroon ilmestyy) kirje, joka saa aikaan joko ilon tai kauhun väristyksiä: esitäytetty veroilmoitus.

Kevytyrittäjälle tämä on se hetki, jolloin pääset loistamaan “kirjanpitäjänä”. Onneksi tehtävä on suunnilleen yhtä vaativa kuin maidon ostaminen kaupasta.

Koska laskutuspalvelu on ilmoittanut kaikki tulosi tulorekisteriin, Verohallinto tietää jo ennalta, paljonko olet tienannut. Nämä tiedot on painettu valmiiksi veroilmoitukseesi.

Sinun tehtäväsi on yksinkertainen: tarkista, että luvut täsmäävät.

1. Kirjaudu sisään laskutuspalvelusi omaan järjestelmään.
2. Etsi sieltä yhteenveto sinulle maksetuista palkoista viime vuodelta.
3. Vertaa tätä summaa esitäytetyn veroilmoituksesi “Palkat ja luontoisedut” -kohtaan.

Jos luvut täsmäävät, hienoa! Suurin osa työstä on tehty. Voit taputtaa itseäsi olalle. Jos luvut eivät jostain syystä täsmää (mikä on erittäin harvinaista), ota ensimmäisenä yhteyttä laskutuspalvelusi asiakaspalveluun ja selvitä asia.

Mutta älä vielä sulje OmaVeroa! On nimittäin yksi tärkeä kohta, jossa voit aktiivisesti vaikuttaa verojesi määrään ja säästää sievoisen summan rahaa.

Tulonhankintamenot: Tässä kohtaa säästät rahaa!

Vaikka et olekaan kirjanpitovelvollinen, olet silti oikeutettu vähentämään työhösi liittyvät kulut henkilökohtaisessa verotuksessasi. Näitä kuluja kutsutaan tulonhankkimismenoiksi.

Tulonhankkimismenot ovat kaikki ne kulut, jotka ovat syntyneet työsi tekemisestä. Verottajan logiikka on reilu: sinun ei pidä maksaa veroa rahasta, jonka olet joutunut käyttämään ansaitaksesi kyseisen rahan.

Tämä on se kohta, jossa oma aktiivisuutesi palkitaan. Laskutuspalvelu ei voi tietää, ostitko uuden läppärin, osallistuitko ammattikurssille tai teitkö töitä kotoa käsin. Sinun on itse ilmoitettava nämä kulut veroilmoituksessasi.

Mitä voin vähentää verotuksessa? Esimerkkejä tulonhankkimismenoista

Mahdollisia vähennyksiä on lukemattomia, ja ne riippuvat täysin työsi luonteesta. Tässä on lista yleisimmistä kuluista, joita kevytyrittäjät voivat vähentää:

1. Työvälineet ja materiaalit

Kaikki työsi tekemiseen välttämättömät hankinnat.

• Valokuvaaja: kamera, objektiivit, muistikortit, kuvankäsittelyohjelma.
• Graafikko tai kirjoittaja: tietokone, näyttö, hiiri, näppäimistö, ohjelmistolisenssit (esim. Adobe Creative Cloud).
• Rakennusalan ammattilainen: omat työkalut (saha, pora, vasara), suojavarusteet.
• Muusikko: instrumentit, nuotit, äänityslaitteet.

Muista: Jos työvälineen hankintahinta on alle 1200 euroa, voit vähentää sen kerralla hankintavuonna. Kalliimmat hankinnat vähennetään yleensä poistoina useamman vuoden aikana.

2. Työhuonevähennys

Jos teet töitä kotoa käsin, olet oikeutettu työhuonevähennykseen. Tämä on yksi yleisimmistä ja helpoimmista vähennyksistä. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

• Kaavamainen työhuonevähennys: Helpoin tapa. Sinun ei tarvitse esittää kuitteja todellisista kuluista. Verohallinto on määritellyt valmiit summat sen perusteella, kuinka paljon käytät kotiasi työntekoon. Vuonna 2023 summat olivat:

  • 940 euroa: Jos käytät työhuonetta päätoimisesti (yli 50 % kaikista työpäivistä).
  • 470 euroa: Jos käytät työhuonetta sivutoimisesti tai merkittävän osan ajasta (alle 50 % työpäivistä).
  • 235 euroa: Jos käytät asuntoa satunnaisten sivutulojen hankkimiseen.

• Vähennys todellisten kulujen mukaan: Jos kotitoimistosi kulut ovat suuremmat kuin kaavamainen vähennys, voit vähentää ne todellisten kustannusten mukaan. Tällöin sinun pitää pystyä erittelemään työntekoon liittyvät osuudet esimerkiksi vuokrasta, sähköstä ja lämmityksestä. Tämä vaatii tarkkaa kuittien keräämistä ja laskentaa.

3. Matkakulut

Kulut, jotka syntyvät matkoista asiakkaan luo tai muille työkeikoille. Näitä eivät ole päivittäiset matkat kotoa vakituiseen työpaikkaan, vaan nimenomaan keikkatyöhön liittyvät matkat.

Voit vähentää matkat halvimmalla mahdollisella kulkuneuvolla. Jos käytät omaa autoa, voit tehdä kilometrivähennyksen Verohallinnon määrittelemän taksan mukaan.

4. Ammattikirjallisuus ja koulutus

Kaikki kulut, joilla ylläpidät ja kehität ammattitaitoasi.

• Alan ammattilehtien tilaukset.
• Ammattikirjallisuus.
• Verkkokurssit, seminaarit ja koulutuspäivät.

5. Puhelin- ja nettiyhteydet

Jos käytät omaa puhelintasi ja nettiyhteyttäsi työntekoon, voit vähentää osan niiden kustannuksista. Yleensä vähennyskelpoinen osuus on 50 %, jos käytät liittymiä myös yksityiskäyttöön. Jos liittymä on sataprosenttisesti työkäytössä, voit vähentää sen kokonaan.

Miten ilmoitan vähennykset?

Vähennysten ilmoittaminen tapahtuu esitäytetyn veroilmoituksen yhteydessä OmaVero-palvelussa.

1. Kirjaudu OmaVeroon.
2. Etsi kohta “Tulonhankkimismenot”.
3. Lisää kulut oikeisiin kategorioihin (esim. “Työhuonevähennys”, “Ammattikirjallisuus”).
4. Syötä summat ja anna lyhyt selite, mistä kulut koostuvat.

Tärkein sääntö: Säilytä kaikki kuitit! Vaikka sinun ei tarvitse liittää kuitteja veroilmoitukseen, Verohallinto voi pyytää niitä nähtäväksi jopa kolmen vuoden ajan. Ota tavaksi napata kuva kuitista heti oston jälkeen tai kerää paperiset kuitit yhteen paikkaan, esimerkiksi kenkälaatikkoon. Digitaalinen kuitti on yhtä pätevä kuin paperinen.

Entä jos toimin kevytyrittäjänä omalla Y-tunnuksella?

Tässä kohtaa on syytä olla tarkkana. Termi “kevytyrittäjä” on joskus hieman liukuva. Jotkut laskutuspalvelut tarjoavat myös palvelua, jossa voit toimia omalla Y-tunnuksella.

Jos hankit itsellesi oman Y-tunnuksen, olet virallisesti yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimiyrittäjä.

Ja tämä muuttaa kaiken kirjanpidon osalta.

Heti kun sinulla on oma Y-tunnus, sinusta tulee kirjanpitovelvollinen. Tällöin et voi enää luottaa laskutuspalvelun hoitavan kirjanpitoa puolestasi samalla tavalla. Olet itse vastuussa yrityksesi talouden seurannasta ja raportoinnista.

Toiminimiyrittäjänä sinun on yleensä pidettävä vähintään yhdenkertaista kirjanpitoa. Tämä tarkoittaa, että kirjaat ylös kaikki yrityksesi tulot ja menot aikajärjestyksessä. Vaikka se on yksinkertaisempaa kuin kahdenkertainen kirjanpito, se vaatii silti järjestelmällisyyttä ja ymmärrystä perusasioista.

Jos toimit Y-tunnuksella, sinulla on käytännössä kolme vaihtoehtoa:

1. Opettelet tekemään kirjanpidon itse: Mahdollista, mutta vaatii aikaa ja perehtymistä.
2. Käytät kirjanpito-ohjelmaa: Monet modernit ohjelmat tekevät prosessista helpomman.
3. Palkkaat kirjanpitäjän: Usein järkevin ja turvallisin vaihtoehto, joka vapauttaa aikasi tuottavaan työhön.

Tärkeintä on ymmärtää ero:

• Kevytyrittäjä ILMAN Y-tunnusta: Ei kirjanpitovelvollisuutta. Helppoa ja huoletonta.
• Kevytyrittäjä OMALLA Y-tunnuksella (eli toiminimi): Kirjanpitovelvollisuus. Enemmän vastuuta ja paperityötä.

Yhteenveto: Kevytyrittäjän kirjanpito pähkinänkuoressa

Selvisit loppuun asti! Eikö ollutkaan niin paha? Kirjanpito on kevytyrittäjälle kuin se hirviö sängyn alla – kun laitat valot päälle, huomaatkin, että se on vain kasa vanhoja vaatteita.

Kerrataan vielä tärkeimmät pointit:

• Ei kirjanpitovelvollisuutta: Jos toimit ilman omaa Y-tunnusta, laskutuspalvelu hoitaa virallisen kirjanpidon. Voit huokaista helpotuksesta.
• Tulot ilmoitetaan puolestasi: Laskutuspalvelu maksaa sinulle palkkaa ja ilmoittaa sen automaattisesti tulorekisteriin.
• Tarkista veroilmoitus: Ainoa “työsi” on tarkistaa keväällä saapuvan esitäytetyn veroilmoituksen tiedot.
• Hyödynnä vähennykset: Ole aktiivinen ja ilmoita kaikki työhösi liittyvät tulonhankkimismenot. Tässä säästät selvää rahaa. Muista työhuonevähennys, työkalut, matkakulut ja koulutukset.
• Säilytä kuitit: Tämä on sinun vastuullasi. Ota kuva tai laita paperilaput talteen.
• Y-tunnus muuttaa pelin: Jos sinulla on oma Y-tunnus, olet toiminimiyrittäjä ja silloin olet itse vastuussa kirjanpidostasi.

Nyt sinulla on kaikki perustiedot hallussa. Voit unohtaa kirjanpitostressin ja keskittyä siihen, mitä rakastat tehdä. Anna laskutuspalvelun hoitaa numerot – sinä voit hoitaa unelmiesi toteuttamisen.